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深入贯彻《关于加强和改进新形势下本市档案工作的实施意见》的工作措施

发布时间:2015-09-29

2014227日,中央办公厅、国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》(以下简称《意见》)。2014815日,市委办公厅、市政府办公厅印发《关于加强和改进新形势下本市档案工作的实施意见》(以下简称《实施意见》),就贯彻落实《意见》要求、推进本市档案工作创新发展作出全面部署。全市各级档案部门和档案人员要认真学习领会、深入贯彻落实,进一步加强档案管理和利用工作,更好地为上海全面深化改革和经济社会各项事业发展服务。

 

一、依法履职,加强分级分类管理

 

(一)完善档案行政管理。各区县档案局要转变行政管理职能,围绕上海改革发展大局和本地区中心工作,加强新领域、新业态、新组织档案工作探索,着力研究解决新形势下档案资源配置、信息整合、服务共享、管理创新等热点和难点问题,促进实践创新、制度创新;落实档案行政审批统一要求,规范和优化审批流程,切实加强依法行政;加大执法力度,强化对各单位档案工作依法监管,对突出问题及时通报、督促整改,严肃查处档案违法违纪行为;加强档案工作统筹规划和组织协调,促进本地区档案工作提质增效、凸显特色、科学发展。

 

(二)加强各单位档案管理和行业督导工作。各机关、人民团体和企事业单位的档案工作要按照《实施意见》要求,加强领导,健全机构,配备专门人员,完善设施和制度。各单位档案工作一般归口办公室(秘书处)管理,有条件的单位根据实际需要建立独立的档案工作职能机构,负责本单位档案收集保管和利用服务工作。要建立健全档案工作分级管理、分类指导机制。各专业主管部门档案机构要加强对本行业、本系统所属单位档案工作安排部署和监督检查。市委各工作党委办公室要履行对归口管理单位档案工作检查指导职责,抓好督促落实,保障归口管理单位档案工作正常开展。

 

(三)推进档案馆功能建设。各档案馆要完善档案分级分类收集管理工作。市和区县档案馆要加强本地区各种门类和载体重要档案收集,充分发挥在国家档案资源建设中的核心作用,推进档案安全保管基地、爱国主义教育基地、档案利用中心、政府公开信息查阅中心、电子文件备份中心“五位一体”功能建设。专门、部门和企事业单位档案馆要在各自职责范围内开展工作,既要加强档案收集、丰富馆藏,又要遵循档案归属流向规定,避免档案分散、资源割裂、管理交叉。各档案馆要在同级档案局监督指导下依法依规开展工作。

 

二、应收尽收,推进档案资源建设

 

(四)严格文件材料归档制度。各单位档案机构要重点抓好文件材料归档工作,抓好档案源头和管理基础。归档收集内容要重点突出、全面反映本单位职能活动,并注重归档材料载体和形式的完整性、多样性,做到应收尽收、全面覆盖。要严格落实文件材料部门归档责任制,应当归档的文件材料由其形成或办理部门负责收集、整理,及时向本单位档案机构归档移交,实行集中统一管理。要加强文件归档清查工作,消除文件材料不归、漏归、迟归和分散保管等现象。机关和人民团体要按照国家档案局8号令、企业按照国家档案局10号令制订并适时修订文件材料归档范围,按规定报经同级档案局或上级单位审核同意后实施。市和区县各企业总部要积极组织和督促所属企业单位扎实做好《文件材料归档范围和档案保管期限表》编制、报审工作。

 

(五)促进专业档案管理。各专业主管部门档案机构要协调、督促本单位相关部门落实专业档案建档工作职责,依据《国家基本专业档案目录》研究健全专业档案建档内容和管理制度,促进专业档案形成和收集管理;要着力加强民生档案管理,按《上海市民生档案建档指导目录》对照检查本系统、本单位民生档案建档门类及管理情况,对薄弱环节和突出问题及时研究措施,切实把民生领域的专业档案建好、管好、用好。

 

(六)加强档案馆档案收集工作。市和区县档案馆要扩大档案收集范围,开展对本级单位所属组织、机构档案的接收工作,重点收集具有行业和专业典型性、代表性的特色档案;要加强本地区重大活动档案收集力度,及时了解党委、政府和有关部门重要工作部署,主动跟踪、协调各方、靠前指导,切实把重大活动、重要会议等档案资料收集工作做细做好;要关注机构改革、企事业单位改革转制工作,适时做好撤销单位和组织档案收集工作;要进一步拓宽档案收集渠道,探索加强民间档案资料进馆工作,不断丰富和优化馆藏。各档案馆要根据国家档案局9号令制订并适时修订收集档案范围和工作方案,按规定报经档案行政管理部门审核同意后实施。列入市或者区县档案馆接收档案范围的单位必须依法按时向档案馆移交档案,由于特殊原因需要延期或者提前移交档案的,要按规定报同级档案局审批。

 

三、加强服务,提升档案开发利用水平

 

(七)积极服务大局。各区县档案局、各档案馆和各单位档案机构要进一步围绕中心、服务大局,主动关注和跟踪本地区、本部门、本单位改革发展动态,积极参与重大活动、重点项目、重要会议等重要工作,参加重要活动承办机构,为党委、政府提供资政服务,为本部门、本单位领导决策提供参谋服务;要进一步拓宽档案文化传播渠道,深入发掘档案文化资源,打造更多更好的档案文化精品,推进档案馆爱国主义教育基地和中小学档案教育社会实践基地等建设,用活档案资源,发挥档案优势,为培育践行社会主义核心价值观服务。

 

(八)更好服务民生。市和区县档案馆要扩展民生档案收集范围,优先整理鉴定馆藏民生档案,优先开展民生档案数字化,优先做好民生档案便捷服务工作;要深化民生档案服务全市通办工作,按统一部署完成民生档案查询系统升级改造和服务扩容任务,逐年增加民生档案服务社区的种类和内容。各区县档案馆要适应本地区需要,拓展民生档案查询利用内容,促进服务窗口进一步向基层、向农村延伸。各涉民部门和单位的档案机构要积极发掘库藏民生档案,将档案利用与本部门、本单位服务窗口对接,加强和规范民生档案利用工作。

 

(九)有效服务社会。各级国家档案馆要依法开放档案,向社会公布开放档案目录,满足社会公众查询利用需要;区县档案馆和专门档案馆馆藏已满法定开放期限的档案需要延期向社会开放的,要依法报市档案局审批。各档案馆和各单位档案机构要加强档案利用服务窗口建设,免除利用收费,改进服务方式,优化利用手段,提高窗口服务质量;要努力开辟档案利用新途径,加强档案编研出版、档案陈列展览、档案网上远程服务,积极参与档案日宣传、档案文献遗产申报、档案文化传播项目评选等档案文化活动,扩大档案宣传辐射面和影响力,提高档案工作服务社会的能力和效果。

 

四、突出重点,推进档案信息化建设

 

(十)加快档案数字化。各档案馆和各单位档案机构要把库藏档案数字化作为业务建设重点工作加快推进。要区分轻重缓急,加强规划、分步实施,优先开展开放档案、珍贵档案、易损档案、高利用率档案、民生档案的数字化处理;要拓宽档案数字化覆盖面,同步加强纸质档案和其他各种载体形式档案的数字化;要采用先进成熟的设施和技术,严格遵循规范标准,保障档案数字化质量。

 

(十一)完善电子文件归档管理。各单位档案机构要争取领导重视支持,将电子文件归档管理纳入本单位重要工作日程和信息化建设总体任务,明确要求、落实责任、严格措施、提供条件,保障电子文件归档管理顺利开展;要结合本单位实际,研究明确电子文件归档范围和管理任务,规范开展归档电子文件整理、存储、备份、鉴定、迁移、利用等工作,规范应用软硬件设施,提高电子文件归档质量和管理水平。列入档案馆收集档案范围的单位,要按规定做好电子档案移交进馆工作。要积极探索和推动无纸化办公条件下电子文件归档管理创新,档案部门要与信息化、司法等部门加强协作,围绕电子文件管理简化程序、便捷操作、提高效率和实现归档电子文件法律效力等问题,组织科研攻关、专家论证、工作试点,促进电子文件和档案管理机制创新取得进展和成效。

 

(十二)推进数字档案馆(室)建设。各档案馆要按照《数字档案馆建设指南》要求加快建设数字档案馆,重点推进档案数字化和电子档案收集、档案信息网络远程服务、档案馆业务管理现代化,实现数字档案馆各项业务功能。市档案局将组织开展全市数字档案馆建设测试活动,促进典型示范和交流推广。各单位档案机构要按照《上海市数字档案室建设指南》开展数字档案室建设,积极推行文档一体化,运用现代信息技术完善档案管理和利用服务,实现档案系统与本单位信息化系统互联共融。

 

五、坚守底线,确保档案安全万无一失

 

(十三)完善档案基础设施。各档案馆要积极向党委、政府和单位领导汇报工作,按照《档案馆建筑设计规范》、《档案馆建设标准》的规定,改善和规划建设档案馆库,不仅要满足当前需要,而且要为未来发展预留充分条件;区县档案馆建设要符合“面积达标、设施完备、功能齐全、安全保密、服务便捷、节能环保”的要求,建筑面积一般不低于8800平方米。各单位要按照市档案局《关于加强本市档案保护技术工作的若干意见》要求,设置档案专用库房,完善设施设备,落实安全保护技术措施,为档案安全防灾和规范管理提供有利条件。

 

(十四)严格涉密档案管理和档案开放审核。要按照国家秘密管理的相关法律法规及市档案局、市保密局《关于进一步加强涉密档案的国家秘密变更和解除工作的通知》等规定,加强档案保密和档案划控工作。各单位档案机构要协调本单位相关部门定期开展涉密档案审查,及时、审慎做好涉密档案秘密变更和解除工作。要严格涉密档案移交管理,属于档案馆收集范围的档案,由移交单位对本单位定密的档案完成审核后方可移交进馆。各级国家档案馆在开展馆藏档案划控工作时应同步开展涉密档案审查工作,征询档案移交单位关于涉密档案秘密变更和解除的意见。各级国家档案馆档案开放前必须加强划控审核,组织专人逐卷、逐件、逐页审查,严格档案开放程序和审批手续。

 

(十五)强化档案安全监管。各档案馆和各单位档案机构要严格档案安全管理责任制,建立档案安全突发事件防范和应急处置机制,健全档案安全管理制度;要严格档案安全日常监管,定期检查维护设施设备,定期核查库藏档案,及时发现、抢救破损档案;要加强档案信息安全防范,严格权限控制、信息加密、病毒防护、安全检测、容灾备份等安全机制,提高档案信息化全程抗风险能力。各区县档案局和各专业主管部门档案机构要加强对本地区、本系统所属单位档案安全工作监管,加强工作部署和监督检查,及时消除档案安全隐患,发生档案安全责任事故的,依法依规严肃追究相关领导和人员的责任。

 

六、创新管理,激发档案事业发展活力

 

(十六)探索推进档案集约化管理。要按照《实施意见》要求,探索档案集约化管理新途径,推进跨单位档案协同管理机制建设,通过组建联合档案室、档案文件中心等,为各单位集中妥善管理档案提供条件;推行行业性档案管理统一平台建设,由专业主管部门、企业总部等单位统筹安排库房和人员,满足本行业、本系统所属单位档案统一管理和信息共享需要;促进区域性档案集约化管理,由地区组织统一规划建设集中式库房设施,统一管理本区域所属单位的相关档案。各区县档案局和各单位档案机构要关注本地区、本系统特别是开发区、主体功能区、产业园区和新机构、新组织档案工作现状和发展需要,抓调研、摸情况、出思路、提建议,争取领导重视,协调各方支持,借鉴有关经验做法,结合实际研究实施档案集约化管理模式。开展档案集约化管理工作,要依法明确各参与单位在档案保管、利用、处置等方面的责任主体和职责权限,完善设施设备和制度措施,保障档案依法管理。

 

(十七)加强档案目录中心建设。推进各级各类档案目录中心建设,满足档案分布管理条件下档案信息共享需求。市档案局将组织启动市级档案目录中心建设,以市档案馆为核心,依托区县档案馆、部门档案馆,逐步延伸市属机关等重点单位,形成全市重要档案目录整合和信息共享平台。各区县档案馆、部门档案馆和专业主管部门档案机构要发挥对档案信息的集聚作用,研究开展本地区、本行业、本系统档案目录中心建设;探索开展跨地区、跨部门、跨单位的联合档案目录建设,促进档案信息共享。

 

(十八)规范档案业务外包和中介服务。要适应档案工作发展需要,支持、规范档案业务外包和中介服务。档案业务外包要按照国家和本市有关规定,遵循安全第一、预防为主的原则,严格防范风险。机关单位开展档案寄存、托管外包的,要及时告知同级档案局并书面备案。要鼓励并规范中介机构等社会组织参与档案事务。各区县档案局和有关单位要将档案业务外包和中介服务纳入监管范围,加强指导和监督检查,引导档案中介服务工作健康发展。档案中介机构等组织要加强自律、规范经营,严格执行国家和本市相关法律法规和规范标准,加强制度建设和人员管理,切实提高服务质量,为档案事业发展提供智力支持和技术保障。

 

 

上海市档案局办公室                       201529日印发

 

   

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